プレーン・イングリッシュで書く方法
著作権
プレーン・イングリッシュ・キャンペーンは、このマニュアルの著作権を所有しています。当団体のマニュアル全てについて、個人で使用するための印刷又はディスク保存は自由です。全てのマニュアルは、当団体の許可なくコピーすることも電子コピーを回覧することもできません。
目次
このマニュアルは、「ところで、プレーン・イングリッシュって何？」という前置きから始まっています。
次に、文章をわかりやすくする主な方法を探っていきます。
- 文は常に短くする
- 能動態の動詞を選ぶ
- 'you'と'we'を使う
- 読者に適した単語を使う
- 指示することを恐れない
- 名詞化を避ける
- 適切な場合は、リストを使用する
そして、マニュアルでは、謝罪という難しいテーマに注目し、明確なコミュニケーションの障害となり得る、いくつかの「神話」について論じています。
最後に、まとめと避けるべき単語のリストを掲載しています。
ところで、プレーン・イングリッシュって何？
まず、プレーン・イングリッシュでないものとは何かを述べて、プレーン・イングリッシュに関するいくつかの神話を崩していきましょう。
- それは、'cat sat on the mat'（「猫がマットの上に座った」）や'Janet and John'（「ジャネットとジョン」）＜注：英米の児童書＞のような文章ではありません。リーフレットや手紙から法律文書に至るまで、ほとんど何でも、過度に易しくしたり単純化したりすることなく、プレーン・イングリッシュで書くことができます。
- それは、あなたのメッセージを短くすることでも、その意味を変えるということでもありません。ほとんどの英国最大級の保険会社は、プレーン・イングリッシュで完全に全てを説明する保険証書を発行します。
- それは、新しい単語を禁止したり、長い単語を一切認めなかったり、完璧な文法を完全に推進したりすることではありません。また、それは、文法を無視することでもありません。
- それは、アマチュアのコミュニケーション方法ではありません。大半の前向きな上級管理職は、常にプレーン・イングリッシュで書きます。
- そして最後に、それは我々が思うほど簡単ではありません。
悲しいことに、公益事業、地方自治体、銀行、住宅金融組合、保険会社、政府機関の官僚主義者たちのために、私たちは、非効率的であり、多くの場合、非友好的である文章の公式スタイルを受け入れることを学んできました。
しかし、ここ数年で、この張本人たちの多くは、彼らの文書をわかりやすく書き換えたり、プレーン・イングリッシュの分野でスタッフの研修を行ったり、あるいはその両方を行ったりして、正しい方向に向き始めています。
プレーン・イングリッシュの主な利点は以下のとおりです。
- 書くのが速くなります。
- 読むのが速くなります。そして
- より多くの場合、より簡単に、友好的な方法で、あなたのメッセージが伝わります。
あなたが１日１時間以上を書くことに費やしているなら、ある意味でプロのライターです。ですから、正しい方向に向くことが大変重要です。
ところで、プレーン・イングリッシュって何ですか？それは、読者に配慮して適切な語調で書かれた、簡明なメッセージのことです。
文は常に短くする。
明確な文章の平均的な文の長さは１５～２０ワードであるべきだということに、ほとんどの専門家は同意するでしょう。
これは、全ての文を同じ長さにするという意味ではありません。パンチを効かせるということです。（直前の文のような）短い文と、（この文のような）長い文とを混ぜて文章にメリハリをつけるのです。１つの文は、１つの主要なアイデアと、おそらく、もう１つの関連ポイントに関するものとするという基本原則に従ってください。一流のジャーナリストや作家が採用する平均的な文の長さを守ることが、すぐに、それも非常に簡単に、できるようになるはずです。
しかし、最初のうち、特に複雑なポイントを説明しようとする場合は、まだ妙に長い文を書いていると感じられることがあるかもしれません。しかし、ほとんどの長い文は、何らかの方法で分割することができます。
能動態の動詞を選ぶ
あなたの手紙の印象は、能動的か受動的か、つまり明快でプロらしいのか、退屈で官僚主義的か、どちらであってほしいですか？
能動態と受動態の動詞の違いを説明するために、文の組み立てについて簡単に見ていく必要があります。ほとんど全ての文には、３つの主要な部分があります。
- 主語（動作する人、グループ、又は物）
- 動詞（動作自体）、そして
- 目的語（動作を行う対象となる人、グループ、又は物）
例を挙げると、'Peter watched the television'（「ピーターはテレビを見た。」）という文では、
- 主語は'Peter'（「ピーター」）（彼が見ている）、
- 動詞は'watched'(「見た」)、そして
- 目的語は'television'（「テレビ」）（それが見られている）、となります。
もちろん、通常は、他の単語もたくさん含まれるでしょう。例えば、'Peter, the boy from number 13, watched the television every Friday night'（「１３番の少年ピーターは、毎週金曜日の夜にテレビを見た」）という文です。しかし、主語、動詞、目的語は、やはり文に含まれます。
能動態の動詞の場合、主語、動詞、そして目的語という特定の順序で３つの部分が出てきます。例えば、
Peter（主語）watched（動詞）the television（目的語）となります。
ここでは、'watched'が能動態の動詞です。文は、何が見られているか、を示す前に、誰が見ているか、を示しています。
受動態の動詞の場合、順序が逆になります。目的語、動詞 、そして主語の順です。
The television （目的語） was watched （動詞）by Peter （主語）.
ここでは、'watched'が受動的な動詞です。文は、誰が見ているかを示す前に、何が見られているかを示します。
文を受動態にすることによって、'was'と'by'という単語を追加しなければならず、よりぎこちない文になることがわかります。
主語が人であるとは限らず、目的語が物であるとは限らないことを覚えておいてください！'The tree crushed Peter'（「木はピーターを押しつぶした」）は能動態ですが、'Peter was crushed by the tree'（「ピーターは木に押しつぶされた」）は、受動態です。
ここで、受動態の動詞を能動態の動詞に変換するいくつかの例を他にも挙げてみます。
This matter will be considered by us shortly.（「この問題は、すぐに我々によって検討されます。」）（受動態）
- We will consider this matter shortly.（「我々はすぐにこの問題を検討します。」）（能動態）
The riot was stopped by the police.（「暴動は、警察によって鎮圧された。」）（受動態）
- The police stopped the riot. （「警察は暴動を鎮圧した。」）（能動態）
The mine had to be closed by the authority.（「鉱山は当局によって閉鎖されなければならなかった。」）（受動態）
- The authority had to close the mine.（「当局は鉱山を閉鎖しなければならなかった。」）（能動態）
受動態の動詞により、いくつかの問題が生じます。
- 紛らわしくなり得る。
- 文章がくどくなる。
- 文章の生き生きした印象を弱める。
受動態の良い使い方
受動態を使うのが適切な場合も、もちろんあります。
- 何かの冷淡な感じを和らげるためにー'this bill has not been paid' （「この支払いは済まされていません。」）（受動態）は、'you have not paid this bill'（「あなたはこの支払いを済ませていません。」）（能動態）よりも柔らかい表現です。
- 責任を問われることを回避するためにー'we made a mistake'（「我々がミスしました。」（能動態）よりも、'a mistake was made' （「ミスがありました。」（受動態）を使います。
- 誰が、又は何が行為の主体なのか、不明である場合ー'the England team has been picked'（「イングランドチームが選ばれた」）。
- 単に耳ざわりが良い場合。
それでも、あなたが使う動詞の約８０～９０％を能動態にすることを目標にしてください。
この能動態動詞と受動態動詞の違いを把握することは容易ではありません。本当の意味で理解することができない人もいます。そういうわけで、混乱したら、この章を読み直してください。
'you'と'we'を使用する
読者が、あなたが一般的に言うところの、多くの中のただ１人であったとしても、読者に'you'と呼びかけるようにしてください。最初、しっくりしない場合、デスクで向かい合って座っている人に話しかける時に、'the applicant'（「応募者」）や'the supplier'（「供給業者」）という単語を使ったりしないことを思い出してください。
ここでは、いくつかの例を挙げてみます。
Applicants must send us...（「応募者は私たちに．．．を送る必要があります。」）
- You must send us...（「あなたは私たちに．．．を送る必要があります。」）
We always tell customers before we...（「我々が．．．する前に、いつもお客様にお伝えします。」）
- We will tell you before we...（「我々が．．．する前に、あなたにお伝えします。」）
Advice is available from...（「見解は．．．から得ていただくことができます。」）
- You can get advice from...（「あなたには．．．から見解を得ていただくことができます。」）
同様に、あなたの属する組織を常に 'we'と呼んでください。また、同じ手紙の中で 'we' と 'I' を使っても全く問題ありません。
読者に適した言葉を使う
あなたが読者に話しかけているとき、適切で最もシンプルな単語を使って、あなたの意味するところを的確に述べてください。これは必ずしもシンプルな単語を使うことのみを意味するものではなく、読者が理解する単語のみを使うということです。
このマニュアルの最後には、いくつかの避けてほしい単語のリストを掲載しています。しかし、ほとんどの単語については、適切であるかどうか、ご自身で判断していただく必要があります。
業界用語とは、特定グループの人のみに理解されている類の言葉です。用語やフレーズを理解する人に対して文書を書く場合には、業界用語を使うことができます。手早く書くのに有用な形かもしれません。しかし、一般の人に対しては、専門家の業界用語を使用しないようにしてください。
つまり、一般的には、可能な限り日常英語を使ってください。繰り返しますが、テーブルで向かい合ったあなたの読者に話しかけているところを想像しましょう。
指示することを恐れない
Sit!（「座りなさい！」）
Brush your teeth.（「歯を磨きなさい。」）
Please send it to me（「それを私に送ってください。」）
これらは全て命令、正式には命令文と呼ばれます。誰かに指示する、最速で最も直接的な方法です。
しかし、頭の固い官僚主義者がこれらの表現を書くと、結局、以下のような文になってしまうでしょう。
Dogs are advised that they should sit down.（「犬は、座るべきであると言われている。」）
Your teeth should be brushed.（「あなたは歯を磨くべきである。」）
I should be grateful if you would send it to me.（「あなたが私にそれを送ってくだされば、幸いです。」）
命令することへの恐れが常にあるようです。最もよくある失敗は、'customers should do this' （「お客様にこうしていただく必要があります。」）や'you should do this' 「あなたにこうしていただく必要があります。」であり、単に'do this'「こうしてください。」と言わないことです。おそらく、命令があまりにもとげとげしく聞こえることを心配されるのでしょう。しかし、多くの場合、前に‘please’（「どうぞ」）を付け加えることで、この問題を解決することができます。何かをしなければならない場合、‘please’と言わないに越したことはありません。言わないことで、読者は要求を拒否することを選択できるからです。
ここでは、回りくどいフレーズと命令を使ったより短いバージョンの例をいくつか示します。
You should just think of it as a complete statement.（「あなたには、それが完全な声明であると、考えていただくべきです。」）
- Just think of it as a complete statement.（「それが完全な声明であると、考えてください。」）
Writers should aim to be punchy.（「書く人は、パンチを効かせることを目指すべきである。」）
- Be punchy.（「パンチを効かせなさい。」）
They should be split where suitable（「それらは、適切な所で分割されるべきである。」）
- Split them where suitable.（「それらを適切な所で分割してください。」）
受動的な動詞である'should be split'を使用しているため、最後の例は、おそらく最悪です。残念ながら、これは指示において、大変よくあることです。例は以下の通りです。
The packet should be removed from the box.（包みは箱から取り出される必要があります。）The contents should then be placed in the oven.（「次に中身をオーブンに入れる必要があります。」）
- Remove the packet from the box. （「箱から包みを取り出してください。」）Then place the contents in the oven.（「次に、中身をオーブンに入れてください。」）
名詞化を避ける
名詞化は抽象名詞の一種です。（これはプレーン・イングリッシュですか？）つまり、プロセス、技術、又は感情など、物理的物体ではないものの名称です。
名詞化された名詞は動詞から形成されます。
例は次の通りです。
| 動詞 | 名詞化 |
| 完了する | 完了 |
| 紹介する | 紹介 |
| 提供する | 提供 |
| 失敗する | 失敗 |
| 配置する | 配置 |
| 調査する | 調査 |
ところで、名詞化の何が問題なのでしょうか？
問題は、多くの場合、名詞化した名詞が、派生元の動詞の代わりに使われていることです。単に物事の名称であるため、文において実際に何も起こっていないかのような印象を与えます。受動的な動詞と同様、名詞化を多用すると、単調で重い文章になります。
いくつかの例を挙げます。
We had a discussion about the matter.（「私たちは、その問題について議論をしました。」）
- We discussed the matter.（「私たちは、その問題を議論しました。」）
There will be a stoppage of trains by drivers.（「運転士による列車の停止があるでしょう。」
- Drivers will stop the trains.（「運転士は、列車を停止するでしょう。」）
The implementation of the method has been done by a team.（「その方法の実践は、チームによって行われてきた。」）
- A team has implemented the method.（「チームは、その方法を実施した。」）
適切な場合にリストを使用する
リストは、情報の分割において優れています。
リストには主に2つの種類があります。
- 連続した文であって、始め、中間、又は終わりにいくつかのポイントを抜粋して挙げているリスト。
- （このリストのように）導入文のある別々のポイントのリスト。
上記リストでは、各ポイントが大文字で始まり終止符で終わっているので、完全な文です。
連続文の一部であるリストでは、各ポイントの後にセミコロン（；）を入れて、小文字で始めてください。
If you can prove that:（「あなたが、」）
- you were somewhere else at the time;（「あなたは、その時どこか他の場所にいて、」）
- you were not related to Mary; and（「あなたはメアリーとは関係なかった、そして」）
- you are over 21;（「あなたが２２歳以上であることを証明できれば、」）
you should be all right（「あなたは大丈夫であるはずです。」）
お分かりのように、最後から２番目のポイントでは、セミコロンの後に'and'があります。あなたが、３つのポイント全てではなく、３つのうちの１つを証明すればよい場合、'and'ではなく'or'になります。
各ポイントは導入部分から論理的にも文法的にも続いていることを確認してください。例えば、第２・第３ポイントから'you'を取った場合、依然、普通の文としては流れていますが、リストとしては流れていません。そうなると、導入の行と第３のポイントは、'If you can prove that are over 21'と読めることになり、明らかに意味をなしていません。
短いポイントのリストにおいては、次のいずれかの方法で提示することをお勧めします。
Kevin needed to take the following.（「ケビンは、以下を持っていく必要がありました。」）
- A penknife（「ポケットナイフ」）
- Some string（「いくらかのひも」）
- A pad of paper（「紙１枚」）
- A pen（「ペン」）
Kevin needed to take:（「ケビンは、」）
- a penknife（「ポケットナイフ」）
- some string（「いくらかのひも」」）
- a pad of paper; and（「紙１枚、そして」）
- a pen.（「ペン、を持って行く必要がありました。」
リストにおいて箇条書きの点を使用する必要があります。箇条書きの点は、取り入れるべき余分な情報を与えることなく各ポイントへの注意を喚起するため、数字や文字よりも好適です。
謝罪
対処しにくい手紙や苦情に返信している、あるいは、困難な問題を扱っている場合は、読者の立場になってください。感情的にはならず、プロ意識を持ってください。あなたは断固として歓迎していない旨の回答をする必要がありますが、できる限り親切で礼儀正しくしなければなりません。謝罪しようとしている場合は、早急に謝罪してください。あなたの過失が問題であれば、そう言ってください。完全に、簡潔に、共感して、誠実に謝罪してください。あなたの過失であろうと無かろうと、相手に対してあなたができることを強調してください。
神話
私たちは、ここで文法規則を破ることによって流行を追っているつもりはありません。私たちは、ただ、文法に関するいくつかの神話を崩すつもりです。
- and, but, because, so又はhoweverで文を始めることができます。
- 不定詞を分割することができます。そのため、to boldly goと言うことができます。
- 前置詞で文を終了することができます。In fact, it is something we should stand up for（「実際、それは私たちが守らなければならない何かです」）。
- また、you can use the same word twice in a sentence if you can't find a better word.（「あなたがより良い単語を見つけられない場合、あなたは、ある文中で同じ単語を２度使用することができます。」）
もちろん、これは、これらのいわゆるルールにいつも違反すべきだという意味ではありません。違反することによって、文の流れが良くなる時に限ります。
まとめ
- 書き始める前に立ち止まって考えてください。あなたが述べたいポイントを論理的な順序でメモしてください。
- 短い言葉を選んでください。長い単語は、あなたの顧客を感動させることも、文章のスタイルを良くする助けにもなりません。
- 可能な限り日常英語を使ってください。業界用語や法律用語を避け、あなたが使用する必要のある専門用語については常に説明してください。
- いつも文を短くして平均１５～２０ワードにしてください。１つの文では１つの主要なアイデアを扱うようにしてください。
- 可能な限り能動態の動詞を使用してください。「それは私たちによって行われます」よりも「私たちはそれを行います」と言ってください。
- 簡潔に書いてください。
- あなたの読者に話しかけていると想像してください。適切なスタイルで、ふさわしい語調で、誠実に、個人的に書いてください。
- そしてあなたの文章が、明確、親切、人間味があって礼儀正しいか、常に確認してください。
避けるべき言葉
括弧内で提案されている選択肢を使用してみてください。
- additional（extra）（「余分な」）
- advise（tell）（「助言する」）
- applicant（you）（「申請者（あなた）」）
- commence（start）（「開始する」）
- complete（fill in）（「（空所）を埋める」）
- comply with（keep to）（「～に従う」）
- consequently（so）（「その結果」）
- ensure（make sure）（「確認する」）
- forward （send）（「送る」）
- in accordance with（under, keeping to）（「～に従い」）
- in excess of （more than）（「～を越える」）
- in respect of （for）（「～に関して」）
- in the event of （if）（「～の場合」）
- on receipt（when we/you get）（「～を受け取り次第」）
- on request（if you ask）（「請求すれば」）
- particulars（details）（「詳細」）
- per annum（a year）（「１年あたり」）
- persons（people）（「人々」）
- prior to（before）（「～より前に」）
- purchase（buy）（「買う」）
- regarding（about）（「～に関する」）
- should you wish（if you want）（「よろしければ」）
- terminate（end）（「終わる」）
- whilst（while）（「～する間」）
これらは、提案のほんの一部です。利用可能で、より包括的な全てのリストがあります。
プレーン・イングリッシュ・キャンペーンの研修
我々はプレーン・イングリッシュで文書を書く方法についての研修コースを提供しています。以下の種類のコースを運営しています。
- 英国内の様々なホテルで開催される公開コース。
- あなたの所属される組織に伺ってスタッフの皆様の研修を行う、社内コース。これは、組織の業務に応じた研修をご提供できるということです。
プレーン・イングリッシュのディプロマコースを受講していただくこともできます。これはプレーン・イングリッシュの資格につながる、12ヶ月のコースです。
当団体は現在、英文法を学べるコースを２つご提供しています。当方の文法チェックコースは、明確なコミュニケーションに不可欠な文法、パンクチュエーション、文構造やスペルの基礎を代表者に指導することを目的としています。また、折りにふれ、標準英語の文法についてより詳しく説明する上級文法コースを設けています。
また、ご自身のスタッフの研修に役立つ教材を集めたプレーン・イングリッシュ・コースにも興味をお持ちかもしれません。
上記コース全ての詳細については、研修のページをご覧ください。研修コースについて具体的なご質問がございましたら、研修管理者のTerri Schabelにお電話いただくか（01663 744409）、メールでお問い合わせくださいinfo@plainenglish.co.uk
